Delegar, una tarea dificil

COMO DELEGAR
Da Ronn Washington

Uno de los factores determinantes por el cual muchos líderes tienen un éxito duradero con las personas que los siguen es su habilidad para delegar.
La ley del regreso disminuido – existe una ley de negocios que dice que para seguir obteniendo grandes resultados una organización tendrá que, o trabajar más duro, o hacer algún cambio. Si no hacen alguna de estas cosas, empezarán a experimentar menos y menos resultados. Esto puede ser aplicado al principio de la delegación. Como líderes si no aprendemos cómo delegar responsabilidades siempre tendremos dificultades cuando se trate de alcanzar grandes resultados. Por tanto, ¡pongámonos en marcha!

Básicamente existen tres pasos para delegar:

Sitúa lo que haces en las cuatro diferentes categorías de prioridades: a) Alta Importancia / Alta Urgencia – Estas son clasificadas como las cosas que son muy importantes y necesitan ser hechas inmediatamente. Estas son cosas que usualmente no puedes delegar (algunas veces pueden ser delegadas) y deben ser hechas por ti inmediatamente. Por ejemplo pagar la cuenta de electricidad antes de que corten la energía. Es muy importante que lo hagas ahora o no tendrás electricidad. Lo que haya que tener en mente acerca de esta categoría es que si tienes muchas cosas de AI/AU entonces no has realizado un muy buen trabajo organizando tú tiempo (Ej. Si pagaras tu electricidad con anterioridad no tendrías ese problema). b) Alta Importancia/ Poca Urgencia – Estas son las cosas que puedes incluir en tu agenda diaria para poder tenerlas hechas. Son importantes pero no necesitas tenerlas hechas inmediatamente. Por ejemplo, levantar fondos. No están gritando a tu oído, pero si no lo haces en pequeñas fracciones eventualmente se convertirán en AI/AU. Estas son cosas que usualmente no puedes delegar y requieren que las hagas. c) Poca Importancia / Alta Urgencia – Estas son cosas que no son usualmente muy importantes. Estas también son cosas que podemos delegar y que deberían delegarse. Si el pasto en nuestra construcción crece muy alto es de poca importancia para mi (quiero decir que no voy a salir para cortarlo yo mismo) pero es urgente porque está gritando por atención. d) Poca Importancia / Poca Urgencia – Estas son cosas que normalmente no tenemos que hacer o que deben ser delegadas. No hacen mayor diferencia en los resultados finales que buscamos. Por ejemplo, escribir un nuevo libro. Podría ser algo de gran importancia en mi mente pero si no tenemos los fondos o tengo otras actividades más urgentes entonces podría ser pospuesto hasta tener el tiempo para hacerlo. Escribe todo lo que tengas que hacer en la semana o en el mes. Comienza colocando esas actividades en una de las cuatro diferentes categorías de prioridades. Colocas las cosas que haces que te dejan los mayores resultados en cuanto a tus metas como AI/AU. Identifica cual es el 20% de cosas que realizas que producen los mayores resultados tangibles. Además identifica el 80% de las cosas que haces que producen el menor resultado tangible. NO TE ENFOQUES EN LAS COSAS QUE TE GUSTAN HACER SINO EN LAS COSAS QUE PRODUCEN LOS MAYORES RESULTADOS (normalmente nos gusta hacer las cosas que producen los menores resultados y no nos gusta hacer las cosas que tenemos que hacer).
Identifica las cosas que puedes delegar – Ahora que has organizado tus prioridades comienza a identificar las cosas que tú puedes delegar. Estas no serían las cosas que solamente tú puedes hacer y nadie más. La regla es que si hay alguna cosa que otra persona puede hacer un 80% tan bien como tú o mejor que tú, debes delegar esto. Mantén en mente que cada vez que haces más de una cosa, decrece tu efectividad. Si haces solamente una cosa existe un 90 – 100 % de probabilidad que termines aquello. Si haces dos cosas existe un 50 – 60% de probabilidad de que las completes. Si haces tres cosas existe un 10-16% de probabilidad de que las termines. POR LO TANTO: ÉXITO ES HACER UNA COSA A LA VEZ.
Aprende sobre la escalera de la delegación – La mayoría de las personas son terribles para delegar. Ellos creen que delegar una tarea es darle a alguien algo para hacer pero en realidad eso es solo una parte. Delegación es preparar a una persona para manejar exitosamente una tarea dada. He aquí algo
Paso 1- Yo lo que llamo la escalera de la delegación que debería ayudarte: hago, tú observas – Tú como el entrenador realizas la tarea y la persona observa
Paso 2 – Ambos lo hacemos – Juntos tú y el aprendiz hacen la tarea para aprender.
Paso 3 – Tú lo haces, yo observo – Ahora tú como el entrenador observas al aprendiz haciendo la tarea y lo corriges en las áreas que necesiten mejoras.
Paso 4 – Tú lo haces, yo me retiro y mantenemos contacto frecuentemente – Tú nunca delegas responsabilidad. Por lo tanto una ves que el aprendiz aprende un tarea debes continuar vigilando para asegurarte que él continúa haciendo un buen trabajo.
Estos tres pasos son algunos de los tres pasos básicos que deberían ayudarte a comenzar. Ellos han funcionado para mi por eso estoy seguro que funcionarán para ti.